Web会議システムを使う場合、画面越しに話をすることになります。直接会って話をする場合とは勝手が異なります。Web会議で面談をする場合のマナーや常識を身につけてWeb会議システムを活用しましょう。
目次
Web会議システムでの名刺交換マナー
ビジネスでは初めて会った人と名刺交換をし相手の存在を確かめるかと思います。直接人と人が出会えれば物理的に名刺交換は可能です。しかし、Web会議では名刺を直接渡すことができません。Web会議システムでのマナーとしては、有料のビジネス用Web会議システムでは多くの場合チャット機能もついております。このチャットに自分の署名をつけ挨拶しましょう。ビジネスメールではメール文の最後につけることのある署名をチャットに最初につけ挨拶するのが好ましいでしょう。
または、名刺管理アプリで交換も可能です。Eightでは自分の名刺情報をメールで送信可能です。Sansanではオンラインで完結する名刺交換サービスを2020年6月から開始するようです。この名刺交換サービスを活用すればもっとスマートに名刺交換が可能です。
Web会議システムでの会話の方法マナー
Web会議システムではプレゼンター（司会）の役割が通常の会議と比べてとても重要となってきます。Web会議では直接会って話するより、相手の顔の表情や状況がとても把握しずらい。相手がなにか話をしたそうだとか、理解しているのか等も把握しずらい。そのため、相手の状況を聴取し話をまとめながら会議を進行する必要があります。
次に会議はプレゼンターだけが話をするわけではなく、参加者が発言することもあります。複数人が参加している場合は突然発言すると誰が発言したかわからなくなることもあります。参加者が発言する場合は、テレビの生放送の中継で行われているように、「こちら〇〇（会社名）の〇〇（名前）です」と発言し具体的な内容を話す方法がスマートなWeb会議です。
Web会議システムでの議事録作成方法
書記担当者が議事内容をチャットに記載しながら進行すれば、参加者の会議の理解度も高められます。またチャット機能の多くはデータでテキストを保存できますので、議事録をあとでまとめる必要もありません。また会議に参加した時に参加者から署名をもらってれば相手の情報も保管できます。
Web会議システム 使いやすかったシステム
- Googleハングアウト
- CiscoWebEx
- zoom
- LINEビデオ通話
- Skype
WEB会議システムで役に立った物
昔のiPhoneについていたイヤホンジャック型のイヤホン。
iPhoneのイヤホンだとマイクもついているので一人でWeb会議システム参加する時にクリアに声が聞こえるし、参加者にもクリアに声が伝わる。またイヤーピースがついていないことで、自分の発した声も詰まった感じで聞こえない。イヤーピースがついているイヤホンだと自分の声が詰まった感じで聞こえてしまう。大抵どのパソコンでもイヤホンジャックのさし口がついている。マイクがついていないパソコンでもイヤホンを使えば会話はできる。カメラが付いていなくても最悪会話はできる。
Web会議システムの良い点、悪い点
業務用エアコンの話でお客さんや仲間とWeb会議で話することがあります。使ってみて下記欠点、良かった点がいくつかあります。
欠点
- 表情、感情がわかりずらい
- 相手の状況がわかりずらい
- 温度感がわかりずらい
- 通信が途切れることがある
- 会話途中に変な間が発生する
- 身振り手振りでの「あれ」や「これ」がほぼ伝わらない。
- システムに費用がかかる。
喜怒哀楽などの表情がわからなかったり、発言者が誰に向かった話しているかの顔が向いている方向も画面ではわかりません。プレゼンターの采配によりこれらの欠点を解決できる場合もありますので、プレゼンターはとても重要な役割となります。
良かった点
- 資料を相手のパソコンに映し出せる
- 相手の所に行かなくて済む
- 会議室に集まらなくて済む
Web会議システムの将来性
2020年現在、コロナウイルスの影響でテレワークし、Web会議システムを多様されている方も多い方思います。上記の様な欠点があるため完璧なものではありません。会って話するに越したことはありませんが、これから５Gで画像の通信も素早くクリアになり、表情も伝わりやすくなり、欠点が解決して使いやすくなる時代は来ると思います。今のうちに使い方に慣れておくことも大切です。
